På mødte den 5 oktober2016 fastlagde Byrådet administrations åbningstider på Fælleden. Forslaget var udarbejdet på baggrund af forsøg med kommunens administrative åbningstider i en periode fra januar til september 2016.
De nye åbningstider indeholdte en række centrale ændringer i forhold til de hidtidige åbningstider:
- Udvidelse af åbningstiden for telefonisk henvendelse uden aftale om formiddagen, så telefonerne er åbne fra kl. 8.30.
- Udvidelse af åbningstiden for personligt fremmøde uden aftale til kl. 13 fredag eftermiddag og en reduktion heraf fra kl. 14 til 13 mandag og tirsdag eftermiddag.
- Lukket onsdag for telefonisk henvendelse og personligt fremmøde uden aftale.
- Mulighed for booking af både personligt fremmøde og telefonsamtaler for borgere indenfor administrationens arbejdstid mandag til fredag.
Det blev det derudover besluttet at fastholde en "lang torsdag" med mulighed for fremmøde uden aftale frem til kl. 17 for at tilgodese de borgergrupper, der ikke har mulighed for fremmøde før kl. 13.
Som led i beslutningsprocessen blev det vedtaget, at der skulle gennemføres en evaluering af åbningstiderne i foråret 2017. Åbningstiderne er evalueret på baggrund af tilbagemeldinger fra de borgervendte dele af administrationen på Fælleden, statstik fra de digitale fremmødestandere på Fælleden og statistik fra de anvendte bookingløsninger. Det har ikke været muligt at tilvejebringe et anvendeligt datagrundlag fra telefonkøerne, da statistikmodulet er under udarbejdelse. Følgende punkter skal fremhæves fra evalueringen:
Personligt fremmøde uden aftale mandag, tirsdag og fredag
Statistikken fra de digitale fremmødestandere viser, at det personlige fremmøde uden aftale mandag, tirsdag og fredag fordeler sig ligeligt i åbningstiden med et lille fald fra kl. 12 til kl. 13. Der er ikke registreret nævneværdige forskelle i fremmødet de tre dage.
Data understøtter dermed beslutningen om at ensarte åbningstiden de tre dage herunder at prioritere, at der er åbent fra kl. 12 til 13 om fredagen.
Lukket onsdag
Der er generel tilfredshed med "lukkedagen" internt i organisationen, da det skaber andre muligheder for planlægningen af arbejdsdagen til administrative opgaver, når der ikke er åbent for personligt fremmøde uden aftale. På samme tid viser data, at fremmødet med aftale er lige så stort onsdag som på de øvrige dage, hvilket underbygger, at intentionen - om at administrationen ikke skal være lukket for borgere og samarbejdspartnere med aftale - efterleves.
Booking af personligt fremmøde og telefonsamtaler
En række fagområder har fået etableret bookingløsninger til personligt fremmøde og/eller telefonsamtaler og Digitalisering og Forretningsudvikling arbejder kontinuerligt på løsninger til nye områder og på forbedringer af de eksisterende løsninger. Anvendelsen af bookingløsningerne varierer dog meget fra område til område og er mest anvendt i forhold til Borgerservice. Der vurderes derfor fortsat at være et stort potentiale på en række områder i forhold til større anveldelse af løsningerne, hvilket vil kunne realiseres gennem bedre oplysning om bookingmulighederne og ændring af interne arbejdsgange.
Samlet vurdering
Det vurderes på baggrund af evalueringen, at administrations åbningstider på Fælleden kan fastholdes uden behov for overordnede ændringer. For at sikre at borgerne har gode alternativer til personligt fremmøde uden aftale vurderes der på samme tid at være behov for fortsat fokus på anvendelse af digitale selvbetjeningsløsninger og bookingløsninger samt forbedring af disse.