Dagsorden

40 Godkendelse af dagsorden

41 Meddelelser

42 Dialogmøde med Skanderborg Kulturskole

Sagsnr.: 00.01.00-A00-71-17

Resume

Kultur- og Sundhedsudvalget har inviteret til dialogmøde med fokus på implementering af Kulturpolitik og på arbejdet i Kulturskolen.

Sagsfremstilling

Kultur- og Sundhedsudvalget har inviteret repræsentanter fra Kulturskolen, bestyrelse inklusive, til dialogmøde.

Emner af særlig relevans:

implementering af kulturpolitik
satsninger og prioriteringer – arbejdet med kontraktmål
lokaleudfordringer
budgetproces og budget 2018.

Indstilling

Stabschefen for Kultur, Borgere og Planlægning indstiller,

at dialogmødet afholdes.

Beslutning

Fraværende: Kai Høstrup

Kulturskolen havde forud for mødet fremsendt udkast til intern strategi, det vedlægges. På mødet omdelte Kulturskolen oversigt over udviklingen i elevtal, den vedlægges.

Kultur- og Sundhedsudvalget mødtes med repræsentanter fra Kulturskolens bestyrelse, ledelse og medarbejdere. På mødet blev bl.a. drøftet følgende:

Kulturskolens arbejde med intern strategi
skifte til at have fællesskabet som udgangspunktet og derudover et fokus på den enkelte elevs deltagelse og mestring
kapacitets- og lokaleudfordringer på Søtoften, især til andre retninger i Kulturskolen end musik
kvaliteten af og adgangen til lokaler til dans, billedskunst og musik på skolerne
muligheden for synergi med andre funktioner for evt. at løse kapacitetsudfordringer
ventelisten har stabiliseret sig
Kulturskolens integration i folkeskolen jf. skolereform udvikler sig positivt.

43 Dialogmøde med Museum Skanderborg

44 Dialogmøde med Kulturpuljeudvalget

Sagsnr.: 00.01.00-A00-65-17

Resume

Kultur- og Sundhedsudvalget har inviteret til dialogmøde med fokus på implementering af Kulturpolitik og på arbejdet i Kulturpuljeudvalget.

Sagsfremstilling

Kultur- og Sundhedsudvalget har inviteret Kulturpuljeudvalget til dialogmøde.

Emner af særlig relevans:

arbejdet i puljeudvalget – struktur og supplering af udvalg
implementering af kulturpolitik – herunder anvendelse af puljemidler
arbejdet i samvirket – prioriteringer og satsninger
eventuel sammenlægning af priserne ”Årets fyrtårn” (en del af talentpuljen) og Skanderborgprisen (Sporen)
budgetproces

Indstilling

Stabschefen for Kultur, Borgere og Planlægning indstiller,

at dialogmødet afholdes.

Beslutning

Forud for mødet havde Kulturpuljeudvalget fremsendt brev, der vedlægges.

Kultur- og Sundhedsudvalget mødtes med Kulturpuljeudvalget.

På mødet blev der bl.a. drøftet

den fremtidige organisering af uddeling af Kulturpuljen
'ulighed i kultur' og fokus på aldersmæssig, foreningsmæssig og geografisk spredning
forslag om evt. sammenlægning af priser.

Kultur- og Sundhedsudvalget tager en sag op på næste møde med oversigt over kriterier samt ansøgte og tildelte beløb fra Kulturpuljen. På samme møde drøftes fremtidig organisering af uddeling fra Kulturpuljen.

45 Input til budgetlægningen for 2018-2021

Sagsnr.: 00.01.10-Ø00-1-17

Resume

Med denne sag fortsætter Kultur- og Sundhedsudvalget drøftelsen af forslag til Budget 2018-2021. Sagen drøftes igen på Kultur- og Sundhedsudvalgets møder den 8. juni, hvorefter udvalgets bidrag afleveres til det videre budgetarbejde i Økonomiudvalget og Byrådet.

Sagsfremstilling

Fagudvalgene skal komme med bidrag til budgetarbejdet i form af:

Forslag til forandringer til budget 2018. Dette kan både være forandringer, der medfører udvidelser/reduktioner i budgettet og forandringer, der kan afholdes indenfor budgettet.
Forslag til justeringer af investeringsoversigten 2018-21. Der kan foreslås omprioriteringer inden for de anlæg, der allerede fremgår af investeringsoversigten. Der er endvidere i begrænset omfang mulighed for at foreslå nye anlæg indenfor de ikke-disponerede rådighedsbeløb, som ligger i de yderste overslagsår.

Der er udarbejdet faste skabeloner til brug for materialet, der bruges på tværs af udvalgene. Budgetmaterialet fra fagudvalget skal være færdigbehandlet i udvalget senest på udvalgsmødet i starten af juni, så det kan indgå i materialet til Byrådets budgetstatusmøde den 22. juni 2016.

Udvalget fastlagde sin plan for arbejdet med budget 2018-2021 på mødet den 9. marts, således:

mødet den 4. april: her fremlægges forandringer vedtaget i budget 2017 med henblik på hvilke der skal udgå, overgå til standarder eller fortsætte i budet 2018. Udvalgsmedlemmerne melder hver især forslag ind og udvalget fastlægger hvilke, der skal beskrives/beregnes nærmere. Administrationen fremlægger evt. forslag, der er kommet ind fra kontraktholdere m.fl.
mødet den 2. maj: administrationen fremlægger uddybende beskrivelser til de forslag, der kom frem på mødet 5. april, og udvalget drøfter dem.
mødet den 6. juni: administrationen fremlægger forslag til samlet materiale fra Kultur- og Sundhedsudvalget. Udvalget færdiggør udvalgets forslag til forandringer som input til Budget 2018, herunder også de økonomiske konsekvenser.

Der vedlægges et bilag med forslag til forandringer på driften, og et bilag, med foreslåede anlægsinvesteringer.

Derudover vedlægges indkomne forslag vedr. investeringer i Kulturhuset og en henvendelse af FC Skanderborg.

Som fastlagt i udvalgets plan for input budgetlægningen anmodes udvalgsmedlemmerne om at stille evt. egne forslag til budgettet på april-mødet med henblik på, at udvalget tager stilling til, hvilke der skal beskrives nærmere inden udvalgets prioritering og aflevering af input til det videre budgetarbejde.

Supplerende sagsfremstilling til møde i Kultur- og Sundhedsudvalget den 6. maj 2017:

Bilagene er opdateret med

et forslag til forandring til et system til kontrol af aktivitet i hallerne (Idrætssamvirket)
et forslag til forandring vedr. lokaletilskud aftenskoler
et forslag til forandring vedr. driftsudgifterne til en fodboldbane og omklædning forhøjes med udgifter til rengøring
en oversigt over udnyttelsen af boldbaner.

Indstilling

Beskæftigelses- og sundhedschefen samt stabschefen for Kultur, Borgere og Planlægning indstiller,

at forslag til forandringer i Budget 2018-2021 drøftes

at sagen genoptages på næste møde.

Beslutning

Kultur- og Sundhedsudvalget drøftede materialet, og de ønsker, der kom frem under dialogmøderne.

Opgørelse af belægning på udendørs boldbaner samt Q&A vedr. etablering af røgfri kommunale miljøer vedlægges referatet.

Sagen genoptages på næste møde.

Beslutning i Kultur- og Sundhedsudvalget den 8. april 2017, pkt. 31:

Fraværende: John Haarup Laursen

Kultur- og Sundhedsudvalget gennemgik forslag til forandringer og havde desuden følgende forslag og spørgsmål, som beskrives til næste møde:

pulje til brugerråd til aktiviteter på biblioteker, evt. som en forandring, der skal arbejdes mere med i løbet af året
sammenbinding af Kulturhuset med Søtorvet (i forbindelse med evt. sidescene i Kulturhuset)
Kulturskolen, lokalebehov i sammenhæng med skolereform og Kulturskolens opgaver
opgørelse af belægning på udendørs boldbaner
forventet ønske fra Galten hallen om springhal/-grav
indkommet ønske om mountainbikerute.

Se også dialogmøderne.

Sagen genoptages på næste møde.

46 Opfølgning på tilpasning af åbningstider

Sagsnr.: 85.11.06-P20-71223-14

Resume

På mødet den 5 oktober 2016 fastlagde Byrådet administrationens åbningstider på Fælleden. Som led i beslutningsprocessen blev det vedtaget, at der skulle gennemføres en evaluering af åbningstiderne i foråret 2017. Evalueringen fremsendes til Kultur og Sundhedsudvalget og Økonomiudvalget til orientering.

Sagsfremstilling

På mødte den 5 oktober2016 fastlagde Byrådet administrations åbningstider på Fælleden. Forslaget var udarbejdet på baggrund af forsøg med kommunens administrative åbningstider i en periode fra januar til september 2016.

De nye åbningstider indeholdte en række centrale ændringer i forhold til de hidtidige åbningstider:

Udvidelse af åbningstiden for telefonisk henvendelse uden aftale om formiddagen, så telefonerne er åbne fra kl. 8.30.
Udvidelse af åbningstiden for personligt fremmøde uden aftale til kl. 13 fredag eftermiddag og en reduktion heraf fra kl. 14 til 13 mandag og tirsdag eftermiddag.
Lukket onsdag for telefonisk henvendelse og personligt fremmøde uden aftale.
Mulighed for booking af både personligt fremmøde og telefonsamtaler for borgere indenfor administrationens arbejdstid mandag til fredag.

Det blev det derudover besluttet at fastholde en "lang torsdag" med mulighed for fremmøde uden aftale frem til kl. 17 for at tilgodese de borgergrupper, der ikke har mulighed for fremmøde før kl. 13.

Som led i beslutningsprocessen blev det vedtaget, at der skulle gennemføres en evaluering af åbningstiderne i foråret 2017. Åbningstiderne er evalueret på baggrund af tilbagemeldinger fra de borgervendte dele af administrationen på Fælleden, statstik fra de digitale fremmødestandere på Fælleden og statistik fra de anvendte bookingløsninger. Det har ikke været muligt at tilvejebringe et anvendeligt datagrundlag fra telefonkøerne, da statistikmodulet er under udarbejdelse. Følgende punkter skal fremhæves fra evalueringen:

Personligt fremmøde uden aftale mandag, tirsdag og fredag

Statistikken fra de digitale fremmødestandere viser, at det personlige fremmøde uden aftale mandag, tirsdag og fredag fordeler sig ligeligt i åbningstiden med et lille fald fra kl. 12 til kl. 13. Der er ikke registreret nævneværdige forskelle i fremmødet de tre dage.

Data understøtter dermed beslutningen om at ensarte åbningstiden de tre dage herunder at prioritere, at der er åbent fra kl. 12 til 13 om fredagen.

Lukket onsdag

Der er generel tilfredshed med "lukkedagen" internt i organisationen, da det skaber andre muligheder for planlægningen af arbejdsdagen til administrative opgaver, når der ikke er åbent for personligt fremmøde uden aftale. På samme tid viser data, at fremmødet med aftale er lige så stort onsdag som på de øvrige dage, hvilket underbygger, at intentionen - om at administrationen ikke skal være lukket for borgere og samarbejdspartnere med aftale - efterleves.

Booking af personligt fremmøde og telefonsamtaler

En række fagområder har fået etableret bookingløsninger til personligt fremmøde og/eller telefonsamtaler og Digitalisering og Forretningsudvikling arbejder kontinuerligt på løsninger til nye områder og på forbedringer af de eksisterende løsninger. Anvendelsen af bookingløsningerne varierer dog meget fra område til område og er mest anvendt i forhold til Borgerservice. Der vurderes derfor fortsat at være et stort potentiale på en række områder i forhold til større anveldelse af løsningerne, hvilket vil kunne realiseres gennem bedre oplysning om bookingmulighederne og ændring af interne arbejdsgange.

Samlet vurdering

Det vurderes på baggrund af evalueringen, at administrations åbningstider på Fælleden kan fastholdes uden behov for overordnede ændringer. For at sikre at borgerne har gode alternativer til personligt fremmøde uden aftale vurderes der på samme tid at være behov for fortsat fokus på anvendelse af digitale selvbetjeningsløsninger og bookingløsninger samt forbedring af disse.

Økonomichefen og Stabschefen for Kultur, Borgere og Planlægning indstiller

Økonomichefen og Stabschefen for Kultur, Borgere og Planlægning indstiller,

at orienteringen tages til efterretning.

Punktet fremsendes til Økonomiudvalget.

Beslutning

Kultur- og Sundhedsvudvalget genoptager sagen på næste møde mhp en drøftelse forud for oversendelse til Økonomiudvalget.

Dato:		04-05-2017 15:00:00
Udvalg:		Kultur-, Sundheds- og Beskæftigelsesudvalget
Sted:		Fælleden, Skanderborg
PDF:		Download