BDO har fremsendt revisionsberetning nr. 20 indeholdende en afrapportering om de revisionsarbejder, der er udført vedrørende 2016. Revisionsberetningen er vedlagt som bilag.
Den løbende revision har omfattet gennemgang af diverse områder af kommunens virksomhed, f.eks.
- Regnskabsføring og interne kontroller
- Møder, rejser og repræsentation
- Opkrævning af garantiprovision
- Revisionen af kommunens interne it-kontroller
- Løn- og personaleområdet
- Servicebetalinger på ældreområdet
- Sagsrevision på de sociale områder med statsrefusion.
Revisionens bemærkninger, som Byrådet skal tage stilling til, og som skal videreformidles til tilsynsmyndigheden, er anført under beretningens afsnit 2.2, hvor der nærmere henvises til afsnit 9.3. Revisionens bemærkning er gengivet i det følgende og er indarbejdet i sagsfremstillingen med de elementer i afsnit 9.3, som er relevante for den afgivne bemærkning.
I umiddelbar forlængelse af revisionens bemærkninger er tilknyttet kommentarerne fra ledelsen i Fagsekretariatet Beskæftigelse og Sundhed, og som er de svar der indstilles godkendt og tilsendes tilsynsmyndigheden.
Der er til sagen vedhæftet bemærkningerne fra Beskæftigelse og Sundhed.
Revisionens bemærkninger
Den udførte revision har givet anledning til følgende bemærkning:
2.2.1 Personsager på det sociale område
På baggrund af den udførte revision er det vores opfattelse, at sagsadministrationen vedrørende jobafklaringsforløb ikke fuldt ud administreres i overensstemmelse med gældende regler. For det nærmere indhold henvises til afsnit 9.3.
Vi vil foretage opfølgning herpå i forbindelse med den løbende revision af kommunens regnskab for 2017, og resultatet heraf vil indgå i revisionsberetningen.
2.2.2 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger
Ved revisionen har vi foretaget opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger samt andre forhold omtalt i tidligere revisionsberetninger.
Personsager på det sociale område
Vi har i revisionsberetning nr. 18 om den løbende revision 2015 afgivet revisionsbemærkninger om personsager på det sociale område vedrørende sygedagpenge, merudgifter til voksne, ledighedsydelse og uddannelseshjælp. I forhold til merudgifter til voksne og uddannelseshjælp, blev der på disse områder også afgivet revisionsbemærkning i forbindelse med den løbende revision for 2014.
Vi har foretaget opfølgning herpå i 2016 og har konstateret, at der fortsat er behov for en opstramning af sagsadministrationen vedrørende sygedagpenge, ledighedsydelse og uddannelseshjælp, da der konstateres flere fejl og mangler i de gennemgåede sager jfr. afsnit 9.3 i denne revisionsberetning.
Vi vil foretage opfølgning herpå i forbindelse med den løbende revision af kommunens regnskab for 2017 og resultatet heraf vil indgå i revisionsberetningen.
I forhold til merudgifter til voksne, ser vi en forbedring af sagsadministrationen i 2016. Der er alene konstateret enkeltstående fejl på området jf. afsnit 9.3. Vi kan således afslutte den tidligere afgivne revisionsbemærkning på dette område.
Sammenfatning
Vi er bekendt med, at kommunen i 2016 har iværksat en række indsatser på de forskellige sagsområder til forbedring af sagsadministrationens kvalitet.
Som det fremgår ovenfor har vores sagsrevision givet anledning til kommentarer om fejl og mangler på flere sagsområder herunder også 3 områder, hvor vi tidligere har afgivet revisionsbemærkninger. Vi kan således endnu ikke se en klar forbedring af sagsadministrationens kvalitet.
Vi har efter vores revisionsbesøg modtaget en redegørelse fra Beskæftigelse og Sundhed om de initiativer der iværksat eller vil blive iværksat på de enkelte sagsområder til forbedring af sagsadministrationens kvalitet i 2017. Vi vurderer, at disse initiativer er relevante.
Beskæftigelse og Sundhed har endvidere fremsendt et nyt ”Koncept for ledelsestilsyn”, der skal implementeres i 2017. Konceptet skal afdække, hvorvidt der er den fornødne fremdrift i de iværksatte initiativer samt skabe det fornødne ledelsesmæssige grundlag for at vurdere, om der skal tages yderligere skridt til at forbedre sagsadministrationens kvalitet.
Vi har gennemgået det nye koncept og det er vores vurdering, at det virker gennemarbejdet og gennemtænkt. Vi skal anbefale, at konceptet snarest implementeres.”
9.3. Personsager
På baggrund af en vurdering af væsentlighed og risiko er der foretaget en gennemgang af personsager.
På følgende områder, hvor vi tidligere har afgivet revisionsbemærkninger, ser vi endnu ikke en tilstrækkelig forbedring i sagsadministrationen:
Revisionens uddybning til revisionsbemærkning vedr. Sygedagpenge
I samtlige 10 gennemgåede sager var der ikke i alle tilfælde foretaget rettidig opfølgning. I 4 af sagerne manglede der ligeledes kontakt til arbejdsgiver i forbindelse med første samtale.
Revisionens uddybning til revisionsbemærkning vedr. Jobafklaringsforløb
I samtlige de 5 gennemgåede sager var der ikke foretaget rettidig opfølgning. I 3 sager var sagen ikke forelagt rehabiliteringsteamet inden 4 uger efter ophør af sygedagpenge jf. LAB § 68d, stk. 2.
Kommentar fra Fagsekretariatet Beskæftigelse og Sundhed vedr. sygedagpenge og jobafklaringsforløb (som skal ses i sammenhæng)
Afdelingen for Arbejdsmarkedsfastholdelse (AF) har haft en del udfordringer i 2016 i forhold til mange sygemeldte medarbejdere, og har desuden haft en periode uden afdelingsleder. Der er nu ansat flere nye medarbejdere samt en afdelingsleder.
Afdelingen har følgende plan for opkvalificering af sagsbehandlingen, både vedrørende sygedagpengesager og sager om jobafklaringsforløb:
Der er indgået aftale med eksterne konsulentfirmaer bl.a. BDO om at løse et antal sager i april-maj måned 2017, samt om at screene 50 sager i juni måned 2017. Resultatet gennemgås med sagsbehandleren af faglig koordinator i AF og jurist i Beskæftigelse og Sundhed. Der er endvidere planlagt undervisning af sagsbehandlerne i september/ november 2017.
Faglig koordinator har gennemgået konkrete sagsstammer og efterfølgende drøftet sagerne med sagsbehandler. Dette vil ske løbende i 2017.
Der er iværksat faste faglige temamøder i afdelingen og faste sagsmøder i 4 medarbejdergrupper.
Arbejdet med at ajourføre afdelingens arbejdsgange er i gang og vil blive færdiggjort i løbet af foråret 2017. Arbejdsgangene vil blive lagt ind i Schultz lovportaler.
Vedr. jobafklaringssager: Afdelingen er blevet opmærksom på, at en intern arbejdsgang om udarbejdelse af indsatsplanen på Kompetencecentret ikke er optimal og hindrer, at sagen kan forelægges rehabiliteringsteamet inden 4 uger efter ophør af sygedagpenge. Denne arbejdsgang vil snarest muligt blive lavet om.
Vedrørende sygedagpengesager: Arbejdsgangen vedrørende første opfølgningssamtale vil blive lavet om, så reglerne om kontakt til arbejdsgiver ved første samtale vil blive præciseret. Der vil blive udarbejdet et brev, som kan sendes til arbejdsgiver.
Der vil være fokus på rettidig opfølgning, både i sygedagpengesager og i sager om jobafklaringsforløb.
Af vedhæftede bilag fremgår bemærkningerne fra Beskæftigelse og Sundhed herunder en uddybning af tiltag.
Revisionens uddybning til revisionsbemærkning vedr. Ledighedsydelse
I 6 ud af 10 sager var der ikke i alle tilfælde foretaget rettidig opfølgning. Herudover var CV-samtale ikke afholdt rettidigt i 3 sager og i 2 sager var revurdering ikke påbegyndt rettidigt.
Kommentar fra Fagsekretariatet Beskæftigelse og Sundhed vedr. ledighedsydelse
Sager om ledighedsydelse (ledige fleksjobvisiterede) er fordelt på 2 afdelinger i Jobcentret. Match 1 sager ligger i Afdelingen for Arbejdsmarkedsservice (AS), og match 2 og 3 ligger i Afdelingen for Arbejdsmarkedsudvikling (AU).
Jobcentret oplyser:
I AS har der været iværksat en intern proces med at gennemgå arbejdsgangene. Området er i de sidste 2 år gået fra at indeholde ca. 60 sager, til p.t. at have 160 sager, så der er internt i afdelingen blevet flyttet ressourcer fra andre sagsområder til dette område. I juni måned 2016 blev de nye medarbejdere på området undervist i reglerne. Der vil fremadrettet være stort fokus på rettidighed.
AU har igangsat følgende proces:
Med udgangen af maj har der været sagsgennemgang på alle sager i afdelingen. Der trækkes ugentligt lister på rettidigheden. Arbejdsgangene er ved at blive revideret og lagt ind i Schultz lovportaler. Der er planlagt sagssparring hver 3. måned, hvor 2 sagsbehandlere og faglig koordinator gennemgår sagerne sammen.
Desuden er der planlagt en faglig eftermiddag for medarbejderne på ledighedsydelsesområdet, hvor der fokuseres på bemærkningerne fra revisionen.
Revisionens uddybning til revisionsbemærkning vedr. Uddannelseshjælp
I 4 ud af 6 sager var der ikke foretaget rettidig opfølgning. I 3 af sagerne var der tale om væsentlige overskridelser. I 4 sager var tilbud ikke givet rettidigt og i 2 sager er uddannelsesplan/uddannelsespålæg ikke udarbejdet rettidigt. Der mangler ligeledes i 2 af sagerne sanktion eller stillingtagen til hvorfor der ikke sanktioneres. Herudover er der øvrige enkeltstående fejl.
Kommentar fra Fagsekretariatet Beskæftigelse og Sundhed vedrørende uddannelseshjælp:
UU - Ungeenhed oplyser:
Ny Ungeenhed (hører under Ungdommens Uddannelsesvejledning) er etableret pr. 1. januar 2017, så sagerne om uddannelseshjælp nu er samlet her. Eneste undtagelse er sager tilknyttet et bestemt projekt (ACT) eller sager, hvor der er en indsats efter servicelovens § 107 eller en indsats med et omfang svarende til § 107 (disse ligger i AU).
Rettidig opfølgning: Der er fokus på området, og der bliver trukket ugentlige lister for at se, hvilke sager der skal følges op i/skal indkaldes. Ungeenheden er i gang med at skabe et overblik over alle tilbud, så det sikres, at der gives de rigtige tilbud, og at de gives rettidigt. Arbejdsgangsbeskrivelser på området er ved at blive udarbejdet.
Vedrørende uddannelsesplan/uddannelsespålæg: Campus har fået en ny arbejdsgang på visitationen af sager, og på hvornår der skal gives uddannelsespålæg.
Med hensyn til sanktioner bliver det indarbejdet i opfølgningsnotatet, at der skal tages stilling til fravær. Der har endvidere været undervisning i sanktioner i foråret.
Endelig er der iværksat sags gennemgang hver 3. måned, hvor 2 sagsbehandlere gennemgår sagerne sammen. Fokuspunkterne fra revisionsberetningen vil blive sat ind i tjeklisten for sags gennemgangen.
Afslutningsvist oplyser revisionen i deres sammenfatning:
Vi er bekendt med, at kommunen i 2016 har iværksat en række indsatser på de forskellige sagsområder til forbedring af sagsadministrationens kvalitet.
Som det fremgår ovenfor har vores sagsrevision givet anledning til kommentarer om fejl og mangler på flere sagsområder herunder også 3 områder, hvor vi tidligere har afgivet revisionsbemærkninger. Vi kan således endnu ikke se en klar forbedring af sagsadministrationens kvalitet.
Vi har efter vores revisionsbesøg modtaget en redegørelse fra Beskæftigelse og Sundhed om de initiativer der er iværksat eller vil blive iværksat på de enkelte sagsområder til forbedring af sagsadministrationens kvalitet i 2017. Vi vurderer, at disse initiativer er relevante.
Beskæftigelse og Sundhed har endvidere fremsendt et nyt ”Koncept for ledelsestilsyn”, der skal implementeres i 2017. Konceptet skal afdække, hvorvidt der er den fornødne fremdrift i de iværksatte initiativer samt skabe det fornødne ledelsesmæssige grundlag for at vurdere, om der skal tages yderligere skridt til at forbedre sagsadministrationens kvalitet.
Vi har gennemgået det nye koncept og det er vores vurdering, at det virker gennemarbejdet og gennemtænkt. Vi skal anbefale, at konceptet snarest implementeres.”
Bemærkning fra Beskæftigelse og Sundhed
Det nye koncept for ledelsestilsyn er implementeret, men totalvirkningen er endnu ikke opnået, idet der arbejdes på at frigive yderligere ressourcer til at arbejde efter det nye koncept for ledelsestilsyn. Konceptet for ledelsestilsyn fremgår af bilag til dagsordenspunktet.