Referat

Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget arbejder på en revision af kulturpolitikken. I denne proces er udvalget i dialog men en række interessenter og kontraktholdere på kultur, fritids- og idrætsområdet.

Udvalget har derfor inviteret bestyrelsen for Museum Skanderborg og kulturskolerådet til en dialog om den kommende Kultur,- Fritids- og Idrætspolitik og bestyrelsernes input hertil.

I forlængelse af dialogen er der afsat tid til at udvalget kan reflektere over de forskellige input til politikken.

Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget havde 30. november 2022 et fællesmøde med Børne- og Ungdomsudvalget for at drøfte snitflader i forhold til den kommende Kultur-, fritids- og idrætspolitik.

Som opfølgning på det møde, drøftes de input udvalget fik med fra Børne- og Ungdomsudvalget i relation til revision af politikken.

Byrådet har i Budget 2023-2026 afsat i alt 34 mio. kr. (2023 pris- og lønniveau) til et nyt dagtilbud i Stilling, herunder udgifter til flytning af boldbaner. Byrådet vedtog den 15. december 2021 en procesplan for udarbejdelse af et idéoplæg for nyt dagtilbud i Stilling. Det blev besluttet, at ny daginstitution i Stilling placeres ved Stilling Skole. Med denne sag skal Byrådet tage stilling til idéoplægget, der er vedlagt denne sag som bilag.

Herunder er der en beskrivelse af idéoplæggets indhold i hovedtræk.

Kapacitet

Kapacitetsopgørelserne på dagtilbudsområdet viser, at der er et stort behov for at etablere en ny daginstitution i Stilling, bl.a. til erstatning for midlertidige løsninger i området. I det nye dagtilbud i Stilling bliver der plads til 120 børn fordelt på 30 vuggestuebørn og 90 børnehavebørn samt 30 voksne i alt fordelt på pædagogisk personale og øvrige medarbejdere.

Placering og vision

Byrådet ønsker at samle institutioner i Skanderborg Kommune, hvor det er muligt. Dette understøtter, at dagtilbud og skole sammen kan sikre en fælles kurs, hvor børnene og deres forældre vil opleve en større sammenhæng, der kan skabe bedre tryghed, trivsel og udvikling.

Det nye dagtilbud er i nærhed til skolen og bliver en del af skole- og idrætsområdet i Stilling. Dagtilbuddet og legepladsen placeres på eksisterende boldbaneareal. Arealet er omgrænset af grøn og høj bevoksning på alle sider. Beplantning og terrænforskellen er med til at danne en grøn og etableret ramme for det fremtidige dagtilbud og legeplads.

Boldbaner

For at give plads til dagtilbudsbyggeriet og tilhørende legeplads indenfor lokalplanområdet skal en del af boldbaneområdet anvendes til dagtilbuddet.

I projektforløbet har der været dialog med fodboldklubben om placering af baner. Der vil være mulighed for at opnå en samlet kapacitet på en 11-mandsbane, to 8-mandsbaner og fire 5-mandsbaner. Dette vil medføre en reduktion af nuværende banekapacitet på to 5-mandsbaner, svarende til en 8-mandsbane eller en halv 11-mandsbane. På et møde i juni 2022 var repræsentanter fra SIF Fodbold positivt indstillede i forhold til en reduktion af banekapaciteten på to 5-mandsbaner. I november 2022 har SIF Fodbold meddelt, at klubben nu vurderer, at der ikke vil være tilstrækkelig banekapacitet, såfremt et areal inddrages til dagtilbud.

I projektet er der udpeget arealreservation til klubhus. Klubhuset finansieres særskilt af fodboldklubben, og er ikke en del af nærværende projekt.

Brugere og forudsat behov

Det kommende byggeri skal huse børn fra primært Stilling og Anebjerg og imødekomme det stigende kapacitetsbehov. Derudover skal det huse pædagoger, dagtilbudsleder og øvrige medarbejdere.

Organisering

I henhold til ”Standard for byggestyring i Skanderborg Kommune” ligger bygherrerollen hos Kommunale Bygninger, som er overordnet ansvarlig for projektet.

Kommunale Bygninger har ansvaret for gennemførelsen af initiativfasen med tilhørende procesplan og idéoplæg samt efterfølgende faser; programoplægs-, forslags-, projekterings-, og udførelsesfasen.

Bygherreledelsen har den overordnede styring af projektet inden for den politiske beslutning og budgetramme. Ved opstart af idéoplæg etableres bygherreledelsen, som overordnet følger byggeriet frem til aflevering. Bygherreledelsen har kvalificeret nærværende idéoplæg.

I næste fase af projektet, programoplægsfasen, etableres projektarbejdsgruppen. Projektarbejdsgruppen bidrager med at definere krav og ønsker til det fremtidige byggeri indenfor den fastsatte økonomiske ramme. Projektarbejdsgruppen bidrager til projektet indtil kontraktindgåelse med entreprenør.

Der vil blive etableret de nødvendige arbejdsgrupper og ske inddragelse og involvering af relevante interessenter og bestyrelser.

Derudover er der tilknyttet en myndighedsgruppe, der samler relevante myndighedsspecialister og screener de myndighedsmæssige forhold.

Myndighedsgruppen består af medarbejdere fra Plan, Byggesag, Virksomhed, Vej og Trafik samt Natur og Miljø. Myndighedsgruppen har kvalificeret placeringen af nyt dagtilbud i Stilling.

Placering, myndighedsforhold og forundersøgelser

Projektet tilvejebringes på matrikel 5ay, 6bi og 7gæ. Projektområdet bliver efterfølgende udmatrikuleret.

Dagtilbud og legeplads ligger indenfor den eksisterende lokalplan, Lokalplan 015 vedtaget 1980.

Parkeringsplads og ny 8-mandsbane er beliggende udenfor lokalplanområdet. Hele området er beliggende inden for kommuneplanramme 13.O.03, som fastlægger anvendelsen til offentlige formål. Anvendelsen er dermed i overensstemmelse med kommuneplanrammen.

Arealet til etablering af dagtilbuddet bliver ca. 10.000 m2 inkl. byggeri, pladsreservation til pavillon til eventuel spidsbelastning og pladsreservation til klubhus og legeplads. Yderligere er der pladsreservation til parkering på ca. 2.000 m2.

Trafikale forhold

Det er en forudsætning for projektets realiserbarhed, at Krakesvej anvendes som adgangsvej.

Vejmyndigheden vurderer, at Krakesvej har den nødvendige kapacitet til afvikling af trafikken, og at til- og frakørselsforhold er hensigtsmæssige.

Denne vurdering blev problematiseret på et møde med borgere fra Stilling på Fælleden den 8. november 2022, og derfor er der bestilt et trafiknotat hos en ekstern rådgiver. Resultatet af denne fremlægges ved udvalgsmødet.

Adgangsforhold

Projektområdet er i to terrænniveauer. De eksisterende boldbaner, hvor dagtilbud og legeplads skal placeres, ligger i kote 84, i et lavere niveau end det ubebyggede område i sydvest, hvor parkering og 8-mandsbane skal placeres, som ligger ca. 3 meter højere.

Parkering foregår på parkeringspladsen. Der etableres to ramper ned til dagtilbuddet. Let og tung trafik holdes adskilt.

Yderligere myndighedsforhold

Yderligere myndighedsforhold er gennemgået i idéoplægget, bilag 1.

Udbudsform

Kommunale Bygninger anbefaler, at arbejdet udbydes i totalrådgivning og hovedentreprise. Da honoraret for totalrådgivning er vurderet til at overstige tærskelværdien for almindelige tjenesteydelser, skal opgaven udbydes som EU-udbud. Tildelingskriteriet vil være bedste forhold mellem pris og kvalitet.

Det anbefales, at entreprisen udbydes i hovedentreprise og i begrænset udbud. Det foreslås, at der indhentes fire tilbud, hvoraf mindst et skal være uden for lokalområdet. Udbud af etablering af boldbaner anbefales gennemført hurtigst muligt.

Tidsplan

Udkast til overordnet tidsplan for udarbejdelse af idéoplæg og efterfølgende faser i byggeriet er som følgende:

• 4. kvartal 2022: Politisk behandling af idéoplæg
• 2. kvartal 2023: Programoplæg og politisk behandling
• 3. kvartal 2023: Udbud til totalrådgiver
• 4. kvartal 2023: Forslagsfase og politisk behandling
• 2. kvartal 2024: Projektering og byggetilladelse
• 2. kvartal 2024: Udbud til hovedentreprise
• 3. kvartal 2024: Forventet byggestart/udførelse
• 2. kvartal 2025: Forventet ibrugtagning af byggeri.

Chefen for Anlæg og Ejendomme Kirsten Langås Andersen deltager i mødet med Børne- og Ungdomsudvalget.

Baggrund og nuværende kriterier
Byrådet afsætter hvert år midler til en idrætspulje. I budgettet for 2022 er der afsat ialt 359.000 kr. Der er derudover uforbrugte midler fra tidligere år bl.a. pga. corona på 719.000 kr. I bilaget ses bevillinger fra 2018 og frem.

Puljen blev etableret efter kommunesammenlægningen, og de overordnede kriterier har ikke været revideret siden:

Med Idrætspuljen ydes støtte:

• efter konkret ansøgning
• til små/”smalle” idrætsgrene – samt eliteidræt
• til nyetablerede og igangsættende aktiviteter
• en bred vifte af idrætsgrene
• til prioritering af sundhedsfremmende aktiviteter
• til aktiviteter, der er åbne for alle kommunens borgere og dermed dækker bredt geografisk.

Nuværende praksis er, at Skanderborg Idrætsråd behandler ansøgninger til puljen. Idrætsrådet har også specificeret, at med støtte fra idrætspuljen er der endvidere fokus på:

• at prioritere støtte til projekter, hvor formålet er aktivitetsskabende og nytænkende
• at prioritere støtte til projekter, som medvirker til at rekruttere nye medlemmer og fastholde dem, der allerede er aktive
• at ansøger som hovedregel selv skal bidrage til finansiering af det ansøgte projekt
• at tilskud til materialer kun ydes i de tilfælde, hvor der er tale om igangsættelse af nye aktiviteter
• at ansøger ved modtagelse af tilskud ved PR eller i pressemeddelelser skal oplyse, at der er bevilget tilskud fra Idrætspuljen
• at ansøger sikrer, at der f.eks. i forbindelse med tilskud til nye anlæg bliver indhentet nødvendige tilladelser, og at ansøger sikrer, at eventuelt afledte driftsudgifter er finansieret.

Der ydes ikke støtte fra Idrætspuljen til bl.a.

• udgifter/aktiviteter, der normalt betragtes som daglig drift, f.eks. stævner, turneringer, lejre
• leder- og instruktøruddannelse (der henvises til Folkeoplysningsudvalgets puljer)
• materialer/rekvisitter/udstyr? (der henvises til Folkeoplysningsudvalgets puljer)
• til aktiviteter/projekter, der har været afholdt eller er gennemført.

De nuværende kriterier er formuleret med sigte på at støtte idrætslige projekter. Der er derimod ikke i de nuværende kriterier nævnt muligheden for at finansiere Idrætsrådets egen virksomhed, herunder konsulentbistand. Idrætsrådet har dog fået tilkendegivelser og konkrete bevillinger til sådanne f.eks. frivillighedsprojektet og indsatsen omkring Spor 3.

I forlængelse heraf og til illustration heraf har Idrætsrådet ønsket at anvende op til 320.000 kr. excl. moms til konsulentbistand til Idrætsrådets arbejde med realisering af Skanderborg Idrætsråds vision. Hovedleverancen er en model for, hvordan Idrætsrådet konkret arbejder med realiseringen af visionen. Kontrakten vedlægges.

Skanderborg Idrætsråd er i forbindelse med politikkontrollen blevet bedt om at kommentere særligt denne konkrete sag. Evt. kommentarer eftersendes.

Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget lægger en (dynamisk) plan for udvalgets arbejde i 2023. Forslag til årsplan er vedlagt som bilag

Årsplanen har til formål at tilgodese de politiske ønsker, der er til, hvilke temaer og sager, der skal behandles i udvalget. Udvalget er politikformulerende og politikkontrollerende for følgende politikområder (jf. Styrelsesvedtægten):

6. Sundhedsfremme og forebyggelse

• Frivilligt socialt arbejde og øvrige sociale formål

17. Kultur og Fritid

• Museer
• Teater og biografer
• Musikskoler og andre musikaktiviteter
• Biblioteker
• Fritid
• Selvorganiseret idræt og andre aktiviteter
• Folkeoplysning
• Idræt og sport, herunder idrætsanlæg
• Kulturinstitutioner
• Attraktioner og oplevelser – herunder events og større arrangementer på kulturområdet
• Landdistriktsudvikling

Som en del af udvalgets drøftelse af årsplanen, drøftes udvalgets ønsker vedrørende:

• Studietur, 2-3 dage første halvår 2023
• Dialogmøder med kontraktholdere og råd og nævn - ud fra de emner, der prioriteres i 2023
• Evt. fællesmøder med fagudvalg - ud fra de emner, der prioriteres i 2023.

Årsplaner på temamøde med fokus på Udviklingspolitikkens udmøntning

Som det fremgår af styrelsesvedtægten skal udvalgene fremlægge deres respektive årsplaner på et temamøde i Byrådet i februar 2023. Her vil der bl.a. være fokus på, hvordan udvalgene udmønter udviklingspolitikken. Derfor fremlægges på møderne i januar et dagsordenspunkt med henblik på, at udvalgene kan drøfte, hvordan udvalgets politikkontrollerende og politikformulerende arbejde, angivet i årsplanen, kan sikre at Udviklingspolitikkens vision "mennesker møder mennesker - i Danmarks smukkeste kommune" og politikkens fire strategispor implementeres:

1. Balanceret vækst, bæredygtig udvikling
2. En kommune hvor alle er med
3. Det gode liv i fællesskabet
4. Grøn Skanderborg

Administrationen vil for at understøtte denne drøftelse udarbejde et oplæg til, hvilken sammenhæng der er mellem de prioriterede temaer i udvalgets årsplanlægning, de eksisterende politikker og udviklingspolitikkens vision og strategispor. Oplægget fremlægges på udvalgsmøde i januar. Udviklingspolitikken er vedlagt som bilag.

Årsplanen for 2023 behandles igen og godkendes som et dynamisk dokument på udvalgsmødet den 4. januar 2023.

Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget fastsatte i januar 2022 mødedatoer og -tidspunkter for udvalgets møder i 2022. Samtidig vedtog udvalget at evalueres mødetidspunktet om ca. 1 år. Og det sker med dette punkt, hvor også mødetidspunkterne for 2023 skal fastsættes.

Byrådet har vedtaget mødekalender jf. vedlagte. Med udgangspunkt i, at mødetilrettelæggelsen fastlægges ud fra et princip om, at møder i de stående udvalg afvikles den "1. uge" i måneden, Økonomi- og Erhvervsudvalgets møde i "3. uge" og byrådsmødet i "4. uge" holder Kultur-, Fritids- og Idrætsudvalget sine møder på følgende datoer 2023, d.v.s. onsdage således:

• 4. januar
• 1. februar
• 8. marts
• 12. april
• 3. maj
• 7. juni
• 9. august
• 6. september
• 4. oktober
• 8. november
• 6. december.

Mødetidspunktet i 2022 har jf. beslutningen i januar vekslet mellem kl. 13-16 og 16-20.

Der orienteres om følgende:

• Fondsbevilling til Vikingen fra Fregerslev
• Fællesskabshuset Sølund

Beslutningsprotokollen føres under møderne, og det forudsættes, at beslutningerne afstemmes undervejs i mødet - det kan f.eks. ske ved oplæsning af det protokollerede.

Beslutningsprotokollen godkendes og underskrives ved afslutning af mødet af de tilstedeværende udvalgsmedlemmer. Det sker digitalt ved at anvende knappen "godkendelse" øverst til venstre i First Agenda.

Bemærk, at godkendelse ikke kan fortrydes.