Information til forældre i skoler og dagtilbud
Aula er vores kommunikationsplatform i kommunale skoler og dagtilbud .
Aula giver dig overblik over dit barns hverdag og er din samlede indgang til sikker kommunikation med skolen eller dagtilbuddet.
I Aula kan du bl.a. sende beskeder, se et overblik med vigtige informationer og en kalender med dit barns skoleskema, hvis dit barn går i skole.
Som forælder vælger du selv, hvor ofte og hvad du vil notificeres om.
Få hjælp til at komme i gang med Aula her:
Hjælp til Aula – Aula (aulainfo.dk)
På siden får du information om, hvordan du kommer i gang med at bruge Aula, hvordan du logger på og meget mere.
På denne side kan du finde hjælp og vejledninger til de forskellige moduler og funktioner i Aula.
På denne side kan du finde hjælp og vejledning på andre sprog end dansk.
På siden findes der vejledninger på: Engelsk, Ukrainsk, Tyrkisk, Urdu, Arabisk, Polsk, Rumænsk, Somali og Russisk.
Du er altid velkommen til at spørge personalet i skolen eller dagtilbuddet om hjælp.
Kommunen har som mål, at alle, der anvender Aula, skal føle sig godt informeret og vide, at al behandling af personoplysninger sker med respekt for brugernes privatliv. Derfor er denne privatlivspolitik udarbejdet således, at du som bruger af Aula bliver oplyst om kommunens behandling af dine personoplysninger i Aula samt om dine rettigheder i den forbindelse.
Vi informerer dig i privatlivspolitikken om følgende:
- Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
- Formålet med behandlingen
- Retsgrundlaget for behandlingen
- Kategorier af personoplysninger
- Modtagere af personoplysninger
- Oplysningernes oprindelse
- Opbevaring af personoplysninger
- Dine rettigheder
- Klage til Datatilsynet
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Kommunen er dataansvarlig for de personoplysninger, der behandles i Aula. Du finder vores kontaktoplysninger nedenfor.
Skanderborg Kommune
Skanderborg Fælled 1
CVR: 291 896 33
8794 7000
skanderborg@skanderborg.dk
Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver. Du kan kontakte vores databeskyttelsesrådgiver på følgende måder:
Bech-Bruun Advokatpartnerselskab
Dpo.skanderborg@bechbruun.com
7227 3002
Værkmestergade 2
8000 Aarhus c
Sikker besked med personoplysninger kan sendes via: www.dpo.bechbruun.com/skanderborg
Du kan læse om dine øvrige rettigheder og mere om databeskyttelse i Skanderborg Kommune på https://www.skanderborg.dk/borger/personlige-forhold/databeskyttelse
Formålet med behandlingen
Formålet med Aula er, at børn, elever, forældre og pædagogisk personale har en sikker og brugervenlig adgang til information fra skoledagen og livet i dagtilbuddet samt en fælles kanal til kommunikation og håndtering af praktiske opgaver i den forbindelse.
Til dette formål behandler vi personoplysninger om børn, elever, forældre og medarbejdere i Aula.
Retsgrundlaget for behandling af personoplysninger i Aula
Behandlingen af personoplysninger i Aula sker på baggrund af:
- Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e, fordi behandlingen er nødvendig af hensyn til offentlig myndighedsudøvelse. Den offentlige myndighedsudøvelse er opgaver, som kommunerne er pålagt at udføre på skole-, dagtilbuds- og SFO-området og er reguleret i folkeskoleloven og dagtilbudsloven.
- Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a i de tilfælde, hvor vi har behov for at indhente samtykke, f.eks. ved særlige arrangementer, i forbindelse med særlig brug af billeder eller samtykke til eks. at køre med børn i ladcykel eller privat bil.
- Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra b, jf. databeskyttelseslovens § 7, stk. 2, fordi behandlingen er nødvendig for at overholde den dataansvarliges eller den registreredes arbejds- sundheds- og socialretlige forpligtelser og specifikke rettigheder.
- Databeskyttelseslovens § 11, stk. 1, for så vidt angår CPR-numre.
I det omfang der er tale om behandling af personoplysninger, som ligger udenfor ovenstående behandling, vil der forinden blive indsamlet konkrete samtykker efter databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a, og artikel 9, stk. 2, litra a. Det gælder f.eks. hvis dine og dine børns kontaktoplysninger skal kunne deles med andre forældre og brugere af Aula.
Kategorier af personoplysninger i Aula
Kommunens behandling af personoplysninger i Aula omfatter beskeder, kalendere, galleri, profiloplysninger, login, opslag m.v. Det betyder konkret, at kommunen både behandler almindelige, følsomme og fortrolige personoplysninger. Nedenfor følger en nærmere gennemgang af disse personoplysninger.
- Kontaktoplysninger på forældre, medarbejdere, børn og elever.
- Supplerende oplysninger om børn og elever vedrørende forhold, der er væsentlige at kende for institutionen. Det kan f.eks. være følsomme oplysninger om helbred, ønsker om særlig kost eller andre hensyn med det formål at kunne varetage barnets interesser og behov bedst muligt.
- Billeder og videooptagelser fra hverdagen eller undervisningen, som har det formål at dokumentere og formidle.
- Oplysninger i forbindelse med udveksling af beskeder i Aula, herunder f.eks. helbredsoplysninger eller oplysninger om familiære eller sociale forhold.
- CPR-nummer som Aula modtager fra UNI•Login. Oplysningerne har til formål at identificere brugere og knytte brugeren til et dagtilbud eller en skole og eventuelt klasse. Oplysninger fra UNI•Login indeholder ikke følsomme personoplysninger, men kan indeholde fortrolige oplysninger om navne- og adressebeskyttelse.
Modtagere af personoplysninger
Intern deling af data
Vi deler oplysninger med andre dele af kommunen i det omfang, der er nødvendigt for at udføre vores myndighedsopgaver og forpligtelser.
Ekstern deling af data
Personoplysninger overlades til databehandling hos leverandører, som Skanderborg Kommune har indgået aftaler med om lovlig og sikker databehandling.
Deling med andre forældre og personaler på institutionen
I aula deles billeder og kontaktoplysninger med andre forældre i samme institution samt personalet, medmindre andet ønskes.
Oplysningernes oprindelse
I forbindelse med første login til Aula bliver du som bruger bedt om at afgive en række oplysninger, som du senere kan ændre og opdatere i Aula. Dette gælder f.eks. dine kontaktoplysninger. Disse oplysninger indhentes derfor fra dig som bruger af Aula.
Der indhentes skolefotos fra kommunens andre systemer til brug for elevernes profilbilleder i Aula og til Komme/Gå funktionalitet.
Aula indhenter derudover personoplysninger fra UNI•Login, der styrer, hvilke brugere der har adgang til Aula. Det omfatter stamdata, relationer mellem brugere og informationer om institutioner.
Derudover tilkommer alle de oplysninger de enkelte bruger bidrager med via opslag, beskeder mv.
Opbevaring af dine personoplysninger
Kommunen opbevarer dine personoplysninger, så længe dit barn er indskrevet i kommunalt dagtilbud eller grundskole. Personoplysningerne bliver slettet senest 15 måneder efter, at dit barn ikke længere er indmeldt i kommunalt dagtilbud eller grundskole.
Dine rettigheder
Du har i henhold til databeskyttelseslovgivningen en række rettigheder i forhold til kommunens behandling af oplysninger om dig i Aula. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte din kommune.
Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som kommunen behandler om dig i Aula, samt en række yderligere oplysninger.
Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for kommunens almindelige generelle sletning i Aula indtræffer.
Ret til begrænsning af behandling
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må kommunen fremover kun behandle oplysningerne i Aula – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod kommunens ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.
Klage til Datatilsynet
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, kommunen behandler dine personoplysninger på i Aula. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.
Denne privatlivspolitik er udarbejdet af:
Sekretariatet for skoler, dagtilbud og familier,
Børn & Unge,
Skanderborg Fælled 1,
8660 Skanderborg.
Seneste revidering er gennemført januar 2025.